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Google Sheets

Con la Acción Google Sheets, cada contacto que tu agente de ChatNorris capta queda anotado en una planilla de Google. Cuando un visitante deja su email o su teléfono (en el chat, en un Lead Form o desde cualquier canal), el agente agrega una fila con los datos que tú elijas: nombre, email, teléfono, los campos de tu Lead Form, el canal y el enlace a la conversación, entre otros. Es la forma más simple de tener tus leads en un lugar que todo tu equipo ya sabe usar, sin exportar nada a mano ni pagar un CRM.

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Requisitos

  • Una cuenta de ChatNorris en cualquier plan. Google Sheets está incluida en todos, también en Free. Puedes ver los planes en chatnorris.ai/pricing.
  • Al menos un agente creado en ChatNorris. Si todavía no tienes uno, sigue Crear un agente.
  • Una cuenta de Google (Gmail o Google Workspace).
  • Rol Owner o Admin en tu organización de ChatNorris.

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Conectar tu cuenta de Google

Cada agente se conecta a una cuenta de Google. Todas las Acciones de Google Sheets de ese agente usan esa misma cuenta.
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Abre el hub de Integraciones del agente

En ChatNorris, entra a Agentes → [tu agente] → Integraciones y elige Google Sheets en el catálogo.
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Haz clic en Conectar con Google

Se abre Google. Elige la cuenta con la que quieres trabajar.
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Acepta el permiso

Google te pide acceso a los archivos de Drive que elijas con ChatNorris. Deja ese permiso marcado: si lo desmarcas, la conexión no se guarda.
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Vuelve a ChatNorris

Google te devuelve a la ficha de la integración, que muestra Conectado como y tu email. Con Probar conexión puedes verificar que todo funcione. Sigue con Configurar la Acción.
ChatNorris solo ve las planillas que eliges o que creas desde ChatNorris, y en ellas solo lee los encabezados y agrega filas. No ve el resto de tu Drive, ni modifica o borra filas existentes.

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Configurar la Acción

Conectar Google no escribe nada todavía. Para elegir a qué planilla van los contactos:
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Crea la Acción Google Sheets

Entra a Agentes → [tu agente] → Acciones, haz clic en Nueva acción y elige Google Sheets.
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Elige cuándo se agrega una fila

  • Cada contacto confirmado: cuando el visitante deja su email o teléfono, por cualquier vía (Lead Form, conversación o canal).
  • Solo cuando se envía un Lead Form: eliges un Lead Form puntual del agente. Útil si el agente tiene varios formularios y quieres que cada uno vaya a su propia planilla.
  • Cuando el lead pasa a un estado: eliges uno o más estados de tus Leads, por ejemplo «Calificado». La fila se agrega cuando alguien de tu equipo le pone ese estado al lead (en la lista o en el tablero). Si el contacto ya está en ese estado cuando se confirma, también se agrega.
En Canales puedes limitar la Acción a los contactos de algunos canales, por ejemplo solo WhatsApp. Con todos marcados, aplica a todos.
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Elige la planilla

Con Elegir planilla de Google abres el selector de Google y eliges una planilla de tu Drive. Si prefieres empezar de cero, Crear planilla nueva la crea en tu Drive con el nombre que quieras (por defecto, «Leads de [tu agente]») y con los encabezados ya escritos.Después elige la Pestaña donde se agregan las filas.
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Revisa las columnas

Indica qué dato va en cada columna (ver Columnas).
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Envía una fila de prueba

En Probar, haz clic en Enviar fila de prueba. Se agrega una fila con datos de ejemplo para que verifiques la planilla y las columnas. Puedes borrarla después.
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Habilita la Acción y guarda

Desde ese momento, cada contacto que cumpla la condición que elegiste agrega una fila.
Un agente puede tener varias Acciones de Google Sheets, cada una con su planilla. Por ejemplo, el Lead Form de cotizaciones a una planilla y el de reclamos a otra.

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Columnas

Cada columna tiene un Encabezado (el título de la primera fila) y un Dato (lo que ChatNorris escribe ahí).
  • Si la pestaña ya tiene encabezados, ChatNorris los lee y empareja cada uno con el dato que corresponde (por ejemplo, «Email» con el email del visitante). Revisa el emparejamiento y corrige lo que haga falta.
  • Si la pestaña está vacía, ChatNorris escribe los encabezados en la primera fila. Con Usar columnas sugeridas partes de: Fecha, Nombre, Email, Teléfono, Agente, Canal, Conversación e ID ChatNorris.
Los datos que puedes elegir se agrupan así: Al final de la sección está Mantener la fila al día (ver Qué se escribe y cuándo). Puedes tener hasta 30 columnas. Una columna sin dato (— No completar —) queda vacía en cada fila, por si quieres usarla para tus propias notas.
La columna ID ChatNorris es obligatoria: si Google falla y la fila se reintenta, con ella ChatNorris evita escribirla dos veces.
Los valores se escriben bajo su encabezado, aunque después reordenes las columnas o agregues otras en la planilla. Todo se guarda como texto: si un visitante escribe algo que parece una fórmula (por ejemplo, que empieza con =), se guarda como texto y no se ejecuta.

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Qué se escribe y cuándo

  • Una fila por contacto. Si el visitante vuelve a confirmar sus datos, la fila no se repite.
  • La fila puede mantenerse al día. Por defecto refleja los datos del momento en que se agregó. Si activas Mantener la fila al día, cuando el lead cambia de estado, suma datos en una conversación o alguien lo edita en Leads, ChatNorris reescribe sus celdas en la fila que ya agregó. La busca por la columna ID ChatNorris y no toca esa columna ni tus columnas propias. Si borraste la fila a mano, no la vuelve a agregar.
  • Funciona en todos los canales: widget web, WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, Email y la API.
  • Sin la conversación completa. La planilla recibe el enlace a la conversación, nunca su contenido.
La planilla queda en tu cuenta de Google con los datos de tus contactos, y quien tenga acceso a ella podrá verlos. Mapea solo los campos que necesitas y revisa con quién la compartes.

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Estado y reintentos

El formulario de la Acción tiene un bloque Estado con las filas agregadas, las pendientes y las fallidas, la fecha de la última fila y el motivo del último fallo.
  • Pendientes: si Google no responde, la fila se reintenta sola, con esperas cada vez más largas, hasta 6 intentos en unas horas. Si la cuenta de Google necesita reconectarse, la fila espera sin gastar intentos, hasta 7 días.
  • Fallidas: si la fila no se puede escribir (por ejemplo, porque borraste la planilla o la pestaña, porque ChatNorris perdió el acceso o porque se acabaron los intentos), los Owners y Admins reciben un aviso en la campana de notificaciones con el motivo.
  • Filas actualizadas: con Mantener la fila al día activo, el bloque muestra también la fecha de la última fila actualizada y cuántas filas tienen cambios por escribir.
  • Reintentar fallidas: cuando resuelvas el problema (por ejemplo, reconectando la cuenta o devolviéndole el acceso a la planilla), este botón vuelve a poner en cola las filas fallidas, y se reintentan en los próximos 10 minutos. Cada fila se reintenta en la planilla y la pestaña a las que iba en un principio.

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Desconectar

En Agentes → [tu agente] → Integraciones → Google Sheets, haz clic en Desconectar. Las Acciones de Google Sheets de ese agente dejan de agregar filas y conservan su configuración. Las planillas y sus filas se quedan en tu Drive. Para volver a enviar contactos, conecta Google de nuevo.

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Preguntas frecuentes

No. Agregar filas no usa IA, así que no consume créditos.
El selector muestra el Drive de la cuenta de Google conectada en ChatNorris. Si la planilla es de otra cuenta, pide que te la compartan con permiso de edición o crea una nueva desde ChatNorris.
No. ChatNorris recuerda la pestaña aunque cambie su nombre. Si la borras, las filas nuevas quedan como fallidas y recibes un aviso: elige otra pestaña en la Acción para los contactos que vengan. Los contactos de las filas fallidas siguen en tus Leads, desde donde puedes exportarlos.
Siguen escribiéndose bajo su encabezado. La columna nueva queda vacía hasta que le asignes un dato en la Acción.
Es normal. Google limita cuántas escrituras se pueden hacer por minuto, así que cuando cambias más de 5 leads de una vez, las filas se agregan o actualizan en los próximos 10 minutos en vez de al instante.
Google dejó de aceptar el acceso: por ejemplo, porque lo quitaste en myaccount.google.com/permissions o cambiaste la contraseña de la cuenta. Vuelve a conectar Google desde el hub de Integraciones y usa Reintentar fallidas en cada Acción.

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Soporte

¿Necesitas ayuda con la configuración? Escríbenos a hola@chatnorris.ai.